タイム・マネジメントについて

以前から私自身の時間管理能力を高めたいと思っていましたので、昨年秋に手帳を使った時間管理研修を受講しました。

とても有意義だったので、さらに上を行く時間管理術はないものかとネットで探していたところ、フランクリン・プランナー・ジャパン(株)の研修にたどり着きました。

 

フランクリン・プランナーはアメリカで誕生し、日本でも多くの人が使用するシステム手帳で、『7つの習慣』の著者であるスティーブン・R・コヴィー博士が提唱する手帳です。

 

研修受講前にWeb上で現在の自分の時間管理能力について分析テストをします。

時間管理のマトリックスを用いて、4つの領域に使っている時間の割合を分析します。

4つの領域は以下のように分類されます。

  緊急 緊急ではない

第 I 領域
  • 危機や災害、事故、病気
  • 締め切り直前のタスク
  • クレームへの対応
  • 自分がファシリテートする会議のとりまとめ  
II 領域
  • 人間関係作り
  • 予防行為
  • 最新再生(自分を磨くこと)
  • 準備や計画
  • 適度な息抜き





III 領域
  • 無意味な電話やメールへの対応
  • 突然の来訪
  • 多くの会議
  • 無意味な接待や付き合い
  • 多くの報告書
IV 領域
  • 暇つぶし
  • 長時間、必要以上の息抜き
  • だらだらとした電話
  • 世間話
  • その他無意味な活動

 

第Ⅰの領域 緊急かつ重要 →【必須】

第Ⅱの領域 重要だが緊急ではない →【生産性とバランス】

第Ⅲの領域 緊急たが重要ではない →【錯覚】

第Ⅳの領域 緊急でも重要でもない →【無駄】

 

仕事の業績や結果を著しく向上させ、充実した人生を送っている人たちは「第Ⅱの領域」に多くの時間を割いているということです。

 

例えるなら「第Ⅰの領域」は火事の消化活動で、「第Ⅱの領域」は防火活動です。防火活動をしっかり行なえば火事は減りますので、「第Ⅱの領域」の時間を増やすことは「第Ⅰの領域」の時間を減らすことにつながります。これによりストレスも軽減します。

「第Ⅱの領域」に費やす時間を増やすためには、「第Ⅲの領域」と「第Ⅳの領域」に費やす時間を減らす必要があるのです。

「第Ⅱの領域」に費やす時間を増やすためには、まず手帳に「第Ⅱの領域」に使う時間をスケジューリングしてしまうのです。バケツに大きな石(「第Ⅰの領域」と「第Ⅱの領域」の時間)をまず入れてから、小さな石をスキマに入れていくようなイメージです。小さな石はバケツに入らなかったとしても、【錯覚】や【無駄】の時間ですから問題はないということです。バケツは1日あるいは1週間の時間のことです。

もちろんプライベートや家族の行事にも重要な「第Ⅱの領域」があるはずですので、あらかじめスケジューリングしておくのです。

 

そして「第Ⅱの領域」の時間を増やして、何をすればいいのでしょうか?

「刃を研ぐ」のです。木こりが「木をたくさん切る」には、「のこぎりの刃を研ぐ」ことを怠ってはいけません。

同様に私たちも仕事で結果を出し、充実した人生を送るためには「刃を研ぐ」必要があります。「肉体」「社会/情緒」「知性」「精神」の4つの「刃を研ぐ」のです。

4つの刃を明確にして、「1週間コンパス」というツールに記入しておくことで、「刃を研ぐ」時間を忘れることがなくなります。

手帳を使って、1週間の計画を立て日々時間管理し、日々「刃を研ぐ」ことを続けていけば、仕事の業績や結果を著しく向上させ、充実した人生を送ることが出来るようになります。

 

おおむねこのような内容だったと記憶しています。

 

研修受講後、事務所でタイム・マネジメントについての勉強会を実施しました。

時間管理の考え方について皆それぞれ異なった認識をしていましたので、とても有意義な勉強会となりました。

時間の大切さと時間を何に使うべきかが明確になりますので、残業時間の削減にも有効です。

 

所長:大谷雄二

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